Privatlivspolitik for KMD A/S

Denne Privatlivspolitik er sidst opdateret 2. januar 2024

Privatlivspolitik for KMD A/S

Denne Privatlivspolitik beskriver, hvordan KMD A/S (”vi” eller ”os”) behandler dine personoplysninger efter indførelsen af EU’s Databeskyttelsesforordning (og omtale af artikler nedenfor henviser til EU’s Databeskyttelsesforordning). Privatlivspolitikken er gældende for de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig som led i kundeforhold, leverandørforhold eller andet samarbejdsforhold, som bruger af vores services eller ved færden på vores hjemmesider mv. I Privatlivspolitikken kan du læse om, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m.

Personoplysninger kan også være omfattet af en anden privatlivspolitik hos os, som vi oplyser om i forbindelse med en konkret service, et konkret website eller en konkret behandling. Sådanne personoplysninger er ikke dækket af denne Privatlivspolitik (medmindre andet fremgår af den pågældende anden privatlivspolitik).

Vores Privatlivspolitik er opdelt under følgende overskrifter:

1. Kontaktoplysninger for dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver
2. Beskrivelse af behandling af personoplysninger
2 A. Kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent)
2 B. Bruger af kmd.dk og/eller modtager af markedsføring, nyhedsbreve o.lign.
2 C. Events
2 D. Sociale Medier
3. Cookies
4. KMD-udviklede apps
5. Dine rettigheder
6. Sikkerhed
7. Klage til Datatilsynet
8. Opdatering af denne politik

1. Kontaktoplysninger for dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver

KMD A/S er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Her ser du vores konktaktoplysninger:

KMD A/S
Lautrupparken 40, 2750 Ballerup
CVR-nr.: DK26911745
Telefon: +45 4460 1000
E-mail: info@kmd.dk

Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes her:

E-mail: privacy@kmd.dk
Ved brev: KMD A/S, Lautrupparken 40, 2750 Ballerup, att. ”databeskyttelsesrådgiver”

I visse tilfælde har vi fælles dataansvar med andre. Se HER.

2. Beskrivelse af behandling af personoplysninger

For at give en klar og gennemskuelig information om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger, har vi inddelt vores Privatlivspolitik i forskellige afsnit. Afhængig af om du er kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent), om du bruger vores website kmd.dk,modtager markedsføring, nyhedsbreve o.lign. fra os, tilmelder dig og deltager i vores events og/eller besøger vores profiler på Sociale Medier, så gælder forskellige dele af politikken for dig.

2 A. Kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent):

Formål med behandling:

Vi indsamler og behandler oplysninger om kunder, leverandører og samarbejdspartnere og personer med tilknytning til disse, f.eks. medarbejdere eller konsulenter, for at vi kan kommunikere og samarbejde om indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed eller organisation, du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent) samt efterkomme anmodninger fra dig.

Kategorier af oplysninger vi behandler:

Vi behandler almindelige personoplysninger som navn, stilling, kontaktoplysninger herunder f.eks. navn på den virksomhed eller organisation som du arbejder for, adresse, e-mail og telefonnummer, brugernavn, besvarelse af kundetilfredshedsanalyser, oplysninger om dig relateret til løsning af fælles opgaver, herunder fx dine opgaver i projektplaner, dine input på møder i mødereferater mv. Oplysningerne kan også omfatte dit CV, når KMD og den virksomhed eller organisation, som du arbejder for, afgiver tilbud som hoved-/underleverandør eller som et konsortium til en kunde i en tilbudsproces.

Kilder:

Vi indsamler personoplysningerne fra følgende kilder:

Direkte fra dig eller den virksomhed eller organisation, som du er tilknyttet (fx som medarbejder eller konsulent).

Behandlingsgrundlag:

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

Når det er nødvendigt for at varetage en legitim interesse for os (artikel 6, stk. 1 (f)). Vi har en legitim interesse i at kunne komme i kontakt med dig, kommunikere og samarbejde med dig om indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed eller organisation, du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent) og følge op med kundetilfredshedsundersøgelser, samt efterkomme anmodninger fra dig. Herunder har vi en legitim interesse i at opbevare dokumentation for vores samarbejde til brug for fakturering og løsning af eventuelle tvister mv. I visse tilfælde har vi en legitim interesse i at kunne levere CV-medarbejderoplysninger om dig til en kunde, når KMD afgiver tilbud som hoved-/underleverandør eller som et konsortium til en kunde i en tilbudsproces med den virksomhed eller organisation, som du arbejder for. I visse tilfælde har vi også en legitim interesse i at dele oplysninger om medarbejdere hos kunder og leverandører i forbindelse med sædvanlig rapportering til vores moderselskab, NEC Corporation.
Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, eller for at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (artikel 6, stk. 1 (b))
Når behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse for os (artikel 6, stk. 1 (c)). I visse tilfælde er vi retligt forpligtet til at opbevare materiale, hvori dine personoplysninger indgår. Det kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringslovgivningen.

Modtagere:

Vi kan i nødvendigt omfang dele dine personoplysninger med:

de kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os (evt. som databehandlere) eller som vi samarbejder med, med henblik på indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed/organisation, som du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent) samt gennemførelse af kundetilfredshedsundersøgelser. Dvs. vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører af it-værktøjer og konsulentsamarbejdspartnere. Deling af CV-medarbejderoplysninger kan også ske til kunder, når KMD og den virksomhed eller organisation, som du arbejder for, afgiver tilbud som hoved-/underleverandør eller som et konsortium til en kunde i en tilbudsproces.
vores revision, advokater, eksterne rådgivere
koncernforbundne virksomheder til os i det omfang det er lovligt. Du kan se en oversigt over vores koncernforbundne selskaber her. F.eks. vil KMD i visse tilfælde dele oplysninger om medarbejdere hos kunder og leverandører i forbindelse med sædvanlig rapportering til vores moderselskab, NEC Corporation.

Overførsel til lande uden for EU/EØS:

Flere af vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os og serviceleverandører af forskellige it-værktøjer, herunder it-samarbejdsværktøjer, er etableret uden for EU/EØS. Det forekommer derfor, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS (tredjelande). Det forudsætter dog, at:

det pågældende tredjeland/virksomhed i tredjelandet af EU Kommissionen er vurderet som et land/en virksomhed, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger
der mellem os og den pågældende modtager af dine personoplysninger er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU Kommissionen
at den pågældende modtager har tilsluttet sig et godkendt adfærdskodeks eller en godkendt certificeringsordning eller
den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules)

Overførsel af personoplysninger til vores moderselskab, NEC Corporation, i Japan sker på grundlag af EU Kommissionens beslutning om at anse Japan som et sikkert tredjeland.

Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt kopi af hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS ved at skrive til os, jf. pkt. 1.

Opbevaring:

Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:

varetage de formål, der er nævnt ovenfor
dokumentere:

samarbejdet
vores ret til behandling af personoplysningerne samt
vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. bogføringslovgivningen (der stiller krav om, at vi skal gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører),

Frivillighed:

Når vi indsamler personoplysninger fra dig, er det frivilligt om du vil give oplysningerne til os. Hvis du ikke giver os personoplysningerne, kan konsekvensen være, at vi ikke kan varetage formålene ovenfor, herunder

at vi ikke kan indgå i en kunde-/leverandør- eller anden samarbejdsrelation med dig, herunder kunne kommunikere og have løbende kontakt med dig eller den virksomhed, du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent),
at vi ikke kan efterkomme dine anmodninger og
at vi ikke kan give dig brugeradgang til vores services, ydelser og systemer.

2 B. Bruger af kmd.dk og/eller modtager af markedsføring, nyhedsbreve o.lign.

Formål:

Vi indsamler og behandler personoplysninger, herunder din ip-adresse til markedsføringsmæssige og statistiske formål. Det kan f.eks. være til at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine arbejds- og interesseområder samt sende dig relevant markedsføring, information og inspiration i form af bl.a. nyhedsbreve og gated content samt opfølgning på din henvendelse til os via kontaktformular.

Vi indsamler og behandler oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside for at analysere brugen af vores hjemmeside, optimere brugeroplevelsen og målrette vores kommunikation til dig. Vi indsamler oplysningerne på baggrund af cookies i overensstemmelse med vores Cookiepolitik, hvis du har givet samtykke til brug af ikke nødvendige cookies. Som udgangspunkt vil indsamlede oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside på baggrund af cookies ikke blive henført til dig som person. Men hvis du via vores hjemmeside har anmodet om eller accepteret, at du vil modtage nyhedsbreve, markedsføring, invitationer til events, gated content og opfølgende mail fra KMDs salgsteam eller opfølgning på din henvendelse til os via kontaktformular eller lign., så kobler vi disse personoplysninger med din adfærd på vores hjemmeside med henblik på manuelt eller automatiseret at målrette vores kommunikation og markedsføring, herunder f.eks. det vi præsenterer på vores hjemmeside, indhold i e-mails og nyhedsbreve samt annoncering på andres hjemmesider.

Vi indsamler og behandler også oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside uden brug af cookies til at generere samlede, anonyme statistikker, som vi anvender til at forstå og forbedre brugeroplevelsen på vores hjemmeside. Det sker ved, at vi indsamler oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside sammen med din IP-adresse, som vi anonymiserer (ved forkortelse og kryptering), hvorefter oplysningerne ikke længere kan henføres til dig som person.

Hvis du har givet samtykke, anvender vi dit navn, e-mailadresse samt dine oplysninger om faglige interesseområder til at sende e-mails med markedsføringsmateriale i form af f.eks. nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. i overensstemmelse med det samtykke, du har givet. Hvis du tillige har oplyst din titel og virksomhed, så anvender vi disse oplysninger til at målrette indholdet af de nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv., som vi sender til dig, inden for dine valgte interesseområder. Vi målretter ved at udvælge indhold, som vi vurderer er mest interessant for dig ift. den branche din virksomhed tilhører samt størrelsen af din virksomhed og nogle gange ift. din oplyste titel.

Endvidere anvender vi oplysninger om dit navn, arbejdsmail, virksomhed og stilling til at efterkomme din anmodning via kontaktformular eller vedr. gated content, f.eks. white paper, for at kunne målrette vores opfølgning, så den bliver relevant for dig.

Når vi udsender e-mails med nyhedsbreve og gated content, så indeholder disse links med sporing, der gør, at vi kan se, når du åbner e-mailen og gated content samt klikker på indholdet i de tilsendte e-mails. Vi benytter indsamlede oplysninger om din brugeradfærd fra links med sporing til at analysere, hvilket indhold du klikker sig videre til, og tilrettelægger fremtidige e-mail-udsendelser ud fra dette. F.eks. udsendelsestidspunkt, hvilket indhold der skal inkluderes samt i hvilken rækkefølge det præsenteres i e-mailen. I relevante tilfælde benyttes data om åbning af e-mails og gated content også til at sende påmindelser og genudsendelse af nyhedsbreve.

Kategorier af oplysninger:

Vi indsamler almindelige oplysninger som f.eks. navn, stilling, fag/arbejdsområde, ansættelsessted, kontaktoplysninger, faglige interesseområder, IP-adresser, og din adfærd på vores hjemmeside.

Her finder du en mere detaljeret uddybning:

(a) "logdata": Når du besøger vores websteder, gemmes der midlertidigt på vores webserver en såkaldt logdataoptegnelse (såkaldte serverlogfiler). Denne består af:

den side, hvorfra der blev anmodet om siden (den såkaldte referrer URL)
navnet og URL på den ønskede side
dato og klokkeslæt for anmodningen
en beskrivelse af den anvendte webbrowsers type, sprog og version
IP-adressen på den anmodende computer
mængden af overførte data
operativsystemet
meddelelsen om, hvorvidt anmodningen blev gennemført (adgangsstatus/ttp-statuskode)
GMT-tidszoneforskellen

(b) "data fra kontaktformularen": Når der anvendes kontaktformularer, behandles de data, der sendes via dem:

For- og efternavn
E-mailadresse
Telefonnummer
Type af henvendelse
Din besked
Tidspunktet for henvendelsen

Ved tilmelding til nyhedsbreve og gated content indsamler vi følgende oplysninger:

Navn
Arbejdsmail
Titel
Arbejdsplads
Faglige interesseområder
Dit samtykke til modtagelse af nyhedsbreve og gated content

Vi indsamler følgende oplysninger om modtagere fra links med sporing i nyhedsbreve og gated content:

Hvor mange, der åbner e-mailen (til statistik)
Om og hvornår e-mailen åbnes (dato og tidspunkt)
Hvem der åbner e-mailen (fornavn, efternavn og e-mail-adresse)
Hvad der klikkes på (URL til website/indhold)
Hvilken type enhed og browser e-mailen åbnes fra (desktop/mobil samt eksempelvis Chrome/Edge)
Hvem der framelder sig fremtidige e-mailudsendelser med nyhedsbreve

Vi forbinder ovennævnte data om din brugeradfærd med din e-mailadresse og et individuelt ID.

(d) ”adfærd på vores hjemmeside”: Når du besøger vores hjemmeside, behandles udvalgt data vedrørende din adfærd. Denne består af:

Sidevisninger (hvilke sider du har besøgt)
Sidesøgninger (hvilke sider du har søgt efter på vores hjemmeside)
Ekstern henvisning (hvilken kilde, eks. Google, du tilgår vores hjemmeside fra)
Udvalgte elementer, du interagerer med (eks. hvor længe du er på vores sider og hvad du klikker på)

Vi forbinder ovennævnte data om din adfærd på vores hjemmeside med din IP-adresse, som vi anonymiserer (ved forkortelse og kryptering), hvorefter oplysningerne ikke længere kan henføres til dig som person.

Hvis du har givet samtykke til brug af ikke nødvendige cookies forbinder vi dog ovennævnte data om din adfærd på vores hjemmeside med din e-mailadresse og et individuelt ID.

Kilder:

Vi indsamler oplysninger fra dig i forbindelse med kontaktformularer, tilmelding til nyhedsbreve, gated content samt via cookies, som du accepterer på vores hjemmeside og links med sporing i nyhedsbreve og gated content.

Behandlingsgrundlag:

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

Når det er nødvendigt for at varetage en legitim interesse for os (artikel 6, stk. 1 (f)). Vi har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger til brug for markedsføringsformål, herunder f.eks. for telefonisk eller på eventuelle møder med dig at kunne fortælle om KMD A/S og de IT-produkter/-services, vi kan tilbyde din virksomhed. Vores legitime interesse består således i at kende dine faglige interesser og præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores kommunikation og tilbud til din virksomhed og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der opfylder din virksomheds behov og ønsker. Vi har også en legitim interesse i at behandle oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside til at generere samlede, anonyme statistikker med henblik på at vi kan forstå og forbedre brugeroplevelsen på vores hjemmeside.
Når du har givet samtykke til vores brug af ikke nødvendige cookies (artikel 6, stk. 1 (a)). Du kan læse nærmere om vores brug af cookies i vores cookiepolitik. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til brugen af ikke nødvendige cookies ved at bruge knappen i nederste venstre hjørne og justere cookie-indstillingerne der.
Når du har givet samtykke til, at vi sender nyhedsbreve, efterkommer din anmodning via kontaktformular eller om gated content og opfølgende mail fra KMD’s Salgsteam, målrettes vores opfølgning, så den bliver relevant for dig (artikel 6, stk. 1 (a)). Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til at modtage markedsføringsmateriale pr. e-mail ved at benytte afmeldingslinket i e-mail-udsendelserne eller ved at skrive til os på marketing@kmd.dk. Din tilbagekaldelse af samtykke berører ikke lovligheden af de e-mails med markedsføringsmateriale, som vi har udsendt forud for din tilbagekaldelse af samtykket.
Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (artikel 6, stk. 1 (b)).

Modtagere:

Vi videregiver eller overlader oplysninger om dig til følgende modtagere:

databehandlere, der bistår os med målretning af markedsføring/annoncering og til statiske formål. Vi har databehandleraftaler med databehandlerne (artikel 28), hvorefter databehandlerne er forpligtet til at overholde databeskyttelsesreglerne.

tredjeparter: hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så sker indsamling/videregivelse af oplysninger til de pågældende tredjeparter i overensstemmelse med vores Cookiepolitik. Kmd.dk benytter således f.eks. Googles, Facebooks og LinkedIns tjenester til markedsføringsmæssige formål. Læs mere om grundlaget for Googles behandling af personoplysninger i Googles privatlivs- og persondatapolitik og dine muligheder for administration af dine privatlivsindstillinger på Googles hjemmeside www.google.com. Læs mere om grundlaget for Facebooks behandling af personoplysninger i Facebooks information om beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed og dine muligheder for administration af dine privatlivsindstillinger på Facebooks hjemmeside www.facebook.com. Læs mere grundlaget for LinkedIns behandling af personoplysninger i LinkedIns privatlivspolitik og dine muligheder for administration af dine privatlivsindstillinger på LinkedIns hjemmeside www.linkedin.com.

Overførsel til lande uden for EU/EØS:

Hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så kan der ske videregivelse af oplysninger om dig til tredjeparten på baggrund heraf

Flere af de udbydere, som anvender Cookies, er etableret uden for EU/EØS. Det forekommer derfor, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS (tredjelande). Det forudsætter dog, at:

det pågældende tredjeland/den pågældende virksomhed i tredjelandet er vurderet af EU-Kommissionen, som et land/en virksomhed, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger
der er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU-Kommissionen med den pågældende modtager
at den pågældende modtager har tilsluttet sig et godkendt adfærdskodeks eller en godkendt certificeringsordning eller
den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules)

De fleste udbydere, som anvender cookies, behandler data på globalt niveau. Hvis du befinder dig i EU, skal du derfor være opmærksom på, at når du bruger de Sociale Medier, kan personoplysninger også blive behandlet uden for EU af de pågældende Sociale Medier.

Hvis dine personoplysninger overføres til lande uden for EU, giver udbyderen af det Sociale Medie passende garantier, f.eks. ved at indgå standardkontraktbestemmelser udstedt af EU-Kommissionen eller ved at overholde godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules) for at sikre, at overførslen af data finder sted med det samme databeskyttelsesniveau, der svarer til GDPR.

For overførsel af personoplysninger til USA til Sociale Medier, der har certificeret sig under EU-U.S. Data privacy Framework hos det amerikanske handelsministerium, kan grundlaget for overførsel af personoplysninger fra EU til USA være baseret på EU-Kommissionens afgørelse om, at dette sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Du kan finde yderligere oplysninger om overførsel af personoplysninger til lande uden for EU i de respektive privatlivspolitikker for de pågældende cookies (se ovenfor).

Opbevaring:

Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:

varetage de formål, der er nævnt ovenfor
dokumentere:

vores ret til behandling af personoplysningerne samt
vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. markedsføringslovgivningen,

F.eks. vil vi opbevare oplysninger vedr. dit samtykke og evt. tilbagekaldelse af dit samtykke til modtagelse af e-mail med nyhedsbreve, gated content og opfølgende mail fra KMDs salgsteam i op til 2 år efter seneste e-mailforsendelse.

Frivillighed:

Når vi indsamler personoplysninger fra dig, er det frivilligt, om du vil give oplysningerne til os. Hvis du ikke giver os personoplysningerne, vil konsekvensen være, at vi ikke kan varetage formålene ovenfor, herunder at vi ikke kan målrette vores kommunikation på baggrund af dine interesse- og fokusområder eller sende dig målrettet og relevant markedsføring og information i form af bl.a. nyhedsbreve og gated content.

2 C. Events

Formål:

Vi behandler personoplysninger om dig, når du tilmelder dig eller deltager i et event hos os, for at du kan deltage i eventet. Events dækker i denne sammenhæng over arrangementer, kurser, webinarer o.lign. afholdt af KMD. Vi vil i nogle tilfælde også gerne behandle personoplysninger om dig i form af billeder og/eller videoer, for at markedsføre os på de Sociale Medier (som beskrevet i punkt 2.D Sociale Medier nedenfor), som vi befinder os på, på vores hjemmeside eller i et nyhedsbrev, når du deltager på et event.

Kategorier af oplysninger:

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: navn, stilling, den virksomhed eller organisation du arbejder for samt adresse, e-mailadresse, og telefonnummer. Vi kan også behandle dine betalingsoplysninger.

Det er nødvendigt for os at registrere ovenstående personoplysninger om dig for at kunne tilmelde dig vores event.

Vi kan også behandle personoplysninger om dig i form af billeder og/eller videoer, der er taget fra det event, som du deltager i, enten som deltager eller oplægsholder.

Kilder:

Vi indsamler personoplysningerne fra følgende kilder:

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig eller den virksomhed/organisation, som du er tilknyttet (som medarbejder eller konsulent).

Behandlingsgrundlag:

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

når det er nødvendigt for at varetage vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1 (f)). Vi har en legitim interesse i at kunne afvikle eventet, herunder kunne komme i kontakt og kommunikere med dig om eventet, indgå/efterleve/opfylde aftale med dig eller den virksomhed/organisation, hvor du er tilknyttet (som medarbejder eller konsulent), om din deltagelse i eventet. Fx bruger vi oplysninger om dig til at sende bekræftelse af din tilmelding, henvende os til dig om praktiske informationer om eventet, som du skal deltage i, og efterfølgende om evaluering af eventet og evt. fremsendelse af materiale fra eventet. Herunder har vi en legitim interesse i at opbevare dokumentation for aftale om deltagelse i event bl.a. til brug for fakturering og løsning af eventuelle tvister mv.
når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig eller for, at vi kan gennemføre foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale med dig (artikel 6, stk. 1, (b)).
når det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse for os (artikel 6, stk. 1, (c)). I visse tilfælde er vi retligt forpligtede til at opbevare materiale, hvori dine personoplysninger indgår. Det kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor, og lignende i medfør af reglerne i bogføringslovgivningen.

Til dig der deltager på et event:

Hvis vi tager situations- og/eller close up-billeder og/eller videoer under vores events, hvor du kan identificeres, og efterfølgende uploader dem på Sociale Medier, vores hjemmeside, og/eller i et nyhedsbrev, så vil vi forinden indhente dit samtykke til dette (artikel 6, stk. 1, (a)), medmindre vi vurderer, at vi kan tage og uploade billedet og/eller videoen i medfør af vores legitime interesse i at kommunikere om eventet (artikel 6, stk. 1, (f)), f.eks. hvor der er tale om stemningsbilleder og/eller -videoer, hvor du kun vanskeligt kan genkendes og vi vurderer, at du ikke med rimelighed vil kunne føle dig udstillet, udnyttet eller krænket. Når vi baserer behandlingen af oplysningerne om dig på dit samtykke, så kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved skriftlig henvendelse til KMD via e-mail til marketing@kmd.dk. Vær opmærksom på, at hvis andre måtte have delt KMD’s opslag med dit billede/video af dig fra KMD’s profiler på Sociale Medier, så vil sådan deling ikke blive slettet.
Hvis vi uploader billeder af børn, sørger vi altid for, at der er indhentet samtykke fra forældrene eller værgerne til børnene (artikel 6, stk. 1, (a)). Samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes ved skriftlig henvendelse til KMD via e-mail til marketing@kmd.dk. Vær opmærksom på, at hvis andre måtte have delt KMD’s opslag med billeder af børn fra KMD’s profiler på Sociale Medier, så vil sådan deling ikke blive slettet.

Til dig der er oplægsholder:

Hvis vi offentliggør dagsorden for eventet, hvori dit navn, titel og/eller emnet for dit oplæg fremgår - fx på Sociale Medier, vores hjemmeside, og/eller i et nyhedsbrev - vil det ske i medfør af KMD’s legitime interesse i at kommunikere, invitere og afvikle eventet (artikel 6, stk. 1, (f)).
Hvis vi tager situations- og/eller close up-billeder og/eller videoer under vores events, hvor du kan identificeres, og efterfølgende uploader dem på Sociale Medier, vores hjemmeside, og/eller i et nyhedsbrev, så vil vi forinden indhente dit samtykke til dette (artikel 6, stk. 1, (a)), medmindre vi vurderer, at vi kan tage og uploade billedet og/eller videoen i medfør af vores legitime interesse i kommunikere om eventet (artikel 6, stk. 1, (f)), f.eks. hvor der er tale om stemningsbilleder og/eller -videoer, hvor du kun vanskeligt kan genkendes og vi vurderer, at du ikke med rimelighed vil kunne føle dig udstillet, udnyttet eller krænket. Når vi baserer behandlingen af oplysningerne om dig på dit samtykke, så kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved skriftlig henvendelse til KMD via e-mail til marketing@kmd.dk. Vær opmærksom på, at hvis andre måtte have delt KMD’s opslag med dit billede/video af dig fra KMD’s profiler på Sociale Medier, så vil sådan deling ikke blive slettet.

Modtagere:

Vi videregiver eller overlader oplysninger om dig til følgende modtagere:

Tredjeparter, der bistår os med at afholde events. Her vil vi kunne videregive dit navn til transportvirksomheder, hvis du skal have transport til eventet samt dit navn og e-mail til overnatningsstedet, hvis eventet er med overnatning.

Overførsel til lande uden for EU/EØS:

Som udgangspunkt overfører KMD ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med events. I nogle tilfælde anvender vi dog personoplysninger om dig i form af billeder og/eller videoer, for at markedsføre os på vores profiler på Sociale Medier.

Det forekommer derfor, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS (tredjelande). Det forudsætter dog, at:

det pågældende tredjeland/den pågældende virksomhed i tredjelandet er af EU-Kommissionen vurderet som et land/en virksomhed, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger
der er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU-Kommissionen med den pågældende modtager
at den pågældende modtager har tilsluttet sig et godkendt adfærdskodeks eller en godkendt certificeringsordning eller
den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules).

De fleste Sociale Medier behandler data på globalt niveau. Hvis du befinder dig i EU, skal du derfor være opmærksom på, at når du bruger de Sociale Medier, kan personoplysninger også blive behandlet uden for EU af de pågældende Sociale Medier.

Du kan finde yderligere oplysninger om overførsel af personoplysninger til lande uden for EU i de respektive privatlivspolitikker for det pågældende Sociale Medier.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved skriftlig henvendelse til KMD via e-mail til marketing@kmd.dk.

Opbevaring:

Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:

varetage de formål, der er nævnt ovenfor
dokumentere:

vores ret til behandling af personoplysningerne samt
vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. markedsføringslovgivningen,

Konkret gælder bl.a. følgende slettefrister:

Personoplysninger i relation til fakturering af betalte events opbevares i fem (5) år + løbende kalenderår efter regnskabsårets afslutning.

2 D. Sociale Medier

Formål med behandling:

Vi kan behandle dine oplysninger på sociale medier, hvor vi har sider, der administreres af os. Vi befinder os på følgende platforme:

LinkedIn,
Facebook,
Instagram,
Twitter,
Youtube

Herefter samlet benævnt ”Sociale Medier”. Vi benytter oplysninger indsamlet via vores sider på Sociale Medier til at informere om og markedsføre KMD og vores produkter og services. Derudover bruger vi oplysningerne til statistiske formål.

Hvis du deltager i et event afholdt af KMD, vil KMD kunne uploade billeder og/eller videoer, hvori du indgår, på vores sider på Sociale Medier. Du kan læse om vores behandling af sådanne oplysninger om dig i punkt 2.C Events, ovenfor.

Kategorier af oplysninger:

De oplysninger, som indsamles via vores sider på Sociale Medier, gøres i meget begrænset omfang tilgængelig for os i form af aggregeret statistik. Eftersom der er tale om aggregerede oplysninger, så er det ikke muligt for os at identificere enkeltpersoner.

Vi kan få aggregerede oplysninger om besøgendes køn, aldersgruppe, land, by og sprog samt typer af job, anciennitet, typer af virksomheder samt antal ansatte i den virksomhed, som besøgende er ansat.

Nedenfor kan du se, hvilke aggregerede oplysninger vi får fra hvilke Sociale Medier:

LinkedIn Analytics: antal følgere, følgernes land, jobtype, anciennitet, type af virksomhed, virksomheds størrelse,
Facebook Insights/Indblik: antal følgere, følgernes alder, køn, land, by og sprog,
Instagram Insights/Indblik: antal følgere,
Twitter Analytics: antal følgere,
YouTube: antal følgere, følgernes land, alder, køn, operativsystem og type af device.

Vi benytter os derudover af markedsføring og annoncering via Google, Facebook, LinkedIn og Twitter, hvor vi henvender os med målrettede reklamer til en målgruppe på baggrund af målgruppens søgehistorik, klik, hvem målgruppen liker og hvem målgruppen følger på det pågældende Sociale Medie.

Kommentarer, der bliver skrevet af brugere på vores sider på de Sociale Medier, udgør ikke en indsamling af personoplysninger af os, og vi er ikke dataansvarlige for sådanne oplysninger. Meddelelser der skrives på vores profiler er offentlige og kan ses af alle. Vi kan dog have en juridisk forpligtelse til at behandle kontaktoplysninger om en bruger, der skriver kommentarer på vores sider på de Sociale Medier og kontakte vedkommende, som har skrevet disse. Dette kan ske, hvis vedkommende for eksempel klager eller skriver andet som gør, at vi er forpligtede til at kontakte personen.

Kilder:

Når du besøger vores sider på de Sociale Medier, placerer det pågældende medie ofte cookies på den enhed, du benytter til at tilgå. Dette kan for eksempel være din computer, tablet eller telefon. Det pågældende Sociale Medie behandler derfor oplysninger om dig, når du besøger vores side på de Sociale Medier, der administreres af os. Det er uden betydning, om du er i besiddelse af en profil på det Sociale Medie eller ej. Du kan finde LinkedIns cookiepolitik her, Facebooks her, Instagrams her, Twitter her og YouTubes her.

Det Sociale Medie og KMD A/S er fælles dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der sker på vores sider på de Sociale Medier. Det betyder, at det Sociale Medie sammen med os skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde databeskyttelsesreglerne. Personoplysninger, der behandles om dig, når du besøger vores sider på de Sociale Medier indsamles og behandles af de Sociale Medier, herunder bl.a. for at levere Insight-funktionen og andre statistik-funktioner (dvs. funktioner, der f.eks. muliggør, at vi kan modtage aggregerede statistikker fra de Sociale Medier om besøg på vores side med henblik på, at vi kan fastlægge, hvilke målgrupper vores reklamer på vores side på det Sociale Medie skal henvende sig til).

Det er de Sociale Medier, der indsamler, behandler og har adgang til personoplysningerne om dig, og hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du mener, at oplysningerne behandles i strid med reglerne herom, kan du tage kontakt til det pågældende Sociale Medie.

Læs mere i LinkedIn privatlivspolitik her, Facebooks her, Instagrams her, Twitters her og YouTubes her

Læs mere om Facebook Insight-funktionen her: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data

Læs mere om vilkårene for KMD’s og Facebook fælles dataansvar for Insight-funktionen her: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Bemærk, at på trods af at vi deler fælles ansvar med det Sociale Medie, har KMD ingen indflydelse på de databehandlingsaktiviteter, der udføres af det Sociale Medie. De muligheder, der er åbne for os, afhænger i det væsentlige af den respektive udbyders virksomhedspolitik.

Såfremt vi modtager en anmodning fra dig vedrørende brug af dine rettigheder i forhold til den behandling af indbliksdata, som fx Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter og YouTube foretager, er vi forpligtet til at videresende alle relevante oplysninger til det pågældende Sociale Medie, så det Sociale Medie kan besvare din anmodning rettidigt.

Behandlingsgrundlag:

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

Vi behandler aggregeret statistik (bl.a. baseret på dine oplysninger), som vi modtager fra det Sociale Medie, da det er nødvendigt for at varetage vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1 (f)). Vores legitime interesse består dels i at 1) modtage overblik over besøgsstatistikken og gøre det muligt at forbedre brugen af vores side på de Sociale Medie og 2) skabe øget reklame for vores produkter og services gennem målrettede reklamer på det Sociale Medie.

Modtagere:

Vi videregiver eller overlader oplysninger om dig til følgende modtagere:

Markedsføringsbureauer og andre leverandører og samarbejdspartnere, der (som databehandlere) bistår os med målretning af markedsføring/annoncering.

Overførsel til lande uden for EU/EØS:

Som udgangspunkt overfører KMD ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

Dog er nogle af de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os, og serviceleverandører af forskellige it-værktøjer, herunder it-samarbejdsværktøjer, etableret uden for EU/EØS. Det forekommer derfor, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS (tredjelande). Det forudsætter dog, at:

det pågældende tredjeland/den pågældende virksomhed i tredjelandet er af EU-Kommissionen vurderet som et land/en virksomhed, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger
der er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU-Kommissionen med den pågældende modtager
at den pågældende modtager har tilsluttet sig et godkendt adfærdskodeks eller en godkendt certificeringsordning eller
den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules).

Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt kopi af, hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, ved at skrive til os.

Du kan finde yderligere oplysninger om overførsel af personoplysninger til lande uden for EU i de respektive privatlivspolitikker for det pågældende Sociale Medier (se ovenfor).

Opbevaring:

Vi opbevarer oplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:

varetage de formål, der er nævnt ovenfor
dokumentere:

vores ret til behandling af personoplysningerne samt
vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. markedsføringslovgivningen,

Vi har ingen indflydelse på, hvor længe data, der opbevares af de Sociale Medier, gemmes til deres egne formål. For detaljer henvises direkte til operatørerne af de Sociale Medier (se henvisninger til deres privatlivspolitikker ovenfor).

3. Cookies

Om brug af cookies se venligst vores Cookiepolitik. Hvis cookies indebærer registrering af personhenførbare oplysninger vil det fremgå af vores Cookiepolitik og/eller denne Privatlivspolitik.

4. KMD-udviklede apps

Om persondata indsamlet via KMD-udviklede apps se venligst behandling af persondata i KMD-apps.

5. Dine rettigheder

Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os. Se vores kontaktoplysninger i punkt 1.

Vi vil efterkomme din anmodning snarest muligt i overensstemmelse med gældende lovgivning. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, herunder formålene med behandlingen, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan - af grunde, der vedrører din særlige situation – bede os om ikke at behandle dine personoplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse), herunder profilering baseret på disse bestemmelser. Det fremgår af denne Privatlivspolitik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Vi må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring og profilering i forbindelse med markedsføring. Herefter må vi ikke længere behandle personoplysningerne til dette formål.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget før du trak dit samtykke tilbage.

Hvis du har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve og invitationer til arrangementer o.lign. via e-mail kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at benytte afmeldingslinket i e-mail-udsendelserne.

Dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).

Generelt

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovenstående rettigheder. Det derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

6. Sikkerhed

I KMD har vi et ledelsessystem for informationssikkerhed. Vi behandler alt data, herunder dine personoplysninger i overensstemmelse med de sikkerhedspolitikker, -processer og -kontroller, som er indeholdt i vores ISO27001 certificerede ledelsessystemer for informationssikkerhed. Det betyder at dine personoplysninger beskyttes mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

7. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på:

Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk.

8. Opdatering af denne politik

Vi er forpligtet til at overholde grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Privatlivspolitik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Privatlivspolitikken kan ændres uden varsel.

Væsentlige ændringer af Privatlivspolitikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Privatlivspolitikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i Privatlivspolitik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.